Entornos Colaborativos

Las herramientas de colaboración constituyen un conjunto de soluciones que permiten a las organizaciones crear espacios de trabajo en grupo para compartir, almacenar y buscar información, mejorando la eficiencia organizativa y las relaciones de negocio.

Los entornos colaborativos cada vez están más presentes en el conjunto de soluciones que las organizaciones adoptan para optimizar y mejorar las actividades derivadas de la comunicación y gestión del conocimiento de la empresa. Gracias a sus funcionalidades, reducen los tiempos y costes de las comunicaciones, transformando el conocimiento tácito en conocimiento explícito.

Las soluciones más comunes en las herramientas de colaboración son la gestión documental, los foros, wikis, blogs, calendarios, roles de usuarios, búsquedas federadas, y en general, todas aquellas relacionadas con la Web 2.0.

Características del entorno
Uno de los factores que hay que tener en cuenta a la hora de implantar una solución colaborativa es la complejidad del entorno. Normalmente, una pyme  que disponga de 5 o 10 empleados no necesita invertir en una plataforma que proporcione servicios colaborativos ya que los métodos convencionales de comunicación entre los trabajadores, como pueden ser el correo electrónico basado en servidores externos, el fax y el teléfono, son más que suficientes para que el flujo de trabajo sea óptimo.
Otro de las factores que hay que tener en cuenta es la cantidad de información que circula por los sistemas de una empresa. Por regla general, esta cantidad va en función de la actividad que realiza la empresa. Por ejemplo, una empresa del sector financiero o de seguros moverá una cantidad de información muy superior a una empresa que se dedique a vender ordenadores. La sensibilidad de la información juega también un papel fundamental. Los administradores del sistema tienen la responsabilidad de gestionar los permisos de acceso para que únicamente los usuarios autorizados puedan visualizar la información sensible.

*Reducen los tiempos y costes de las comunicaciones.

*Registran las comunicaciones y conocimiento valioso para la organización.

*Permiten a sus usuarios crear espacios de trabajo en grupo de forma rápida, dentro y fuera de la organización.

*Maximizan la captura y reutilización del conocimiento.

*Fomentan la comunicación y optimizan las relaciones.

*Mejoran la productividad con clientes, empleados, proveedores y asociados.